有人说：“管理中50％的问题是沟通问题，50％的管理问题需要沟通解决，管理者50％的时间应该用于沟通。” “在职业生活中您是否成功，84％决定於您如何有效地与别人沟通。”可见有效沟通的重要性。

沟通是重要的，也是复杂的，困难的。所以有人说：70%的沟通会被误解，误释，拒绝，扭曲，干扰或引起不快。

建立良好的沟通，需要良好的技巧和心态，而且需要沟通双方的努力，单方面提高技巧是不够的，单方面有良好的心态也是不够的。因此，一个团体要想建立良好的的沟通，不但要提高团体成员个体的沟通技巧和端正沟通的心态，更重要的是怎样建立一个能够改善沟通的机制，使那些沟通技巧不够纯熟，沟通心态不够端正的人员之间能够建立高效的沟通。

研究所的沟通机制必须适应研究所以下特点：

1、科研人员不坐班，当面沟通的机会比较少；

2、研究室等部门之间相关性不强，相互关注和沟通的动力不强；

3、人员素质相对较高，分析认识问题的能力较强，并且很有个性，有很独到的见解，讨论问题有深度，所以如果是通过传统的会议模式交流，需要充足的时间，但实际上又不可能有足够的时间；

4、研究所绝大多数人员都有很强的文字沟通能力。

基于上述特点，采用网络论坛运作日常所务，能很有效地解决所务工作中的沟通难点。我所在网上建立了一个办公论坛。论坛栏目为：

1、所务公开：下设“所长专栏”、“党务、人事、行政工作”、“科研、外事工作”、“工、青、妇、老”、“公告栏”五个版；

2、部门议事：下设各部门版；

3、会议助理：下设“所长办公会助理”、“所务会助理”、“党委会助理”、“学术委员会助理”、“课题会议助理”五个版。

所里的各项工作都可以借助办公论坛进行沟通和协调。理论上讲，使用办公论坛能有以下几个方面的好处：

一、沟通的效率能够有很大的提高。

1、沟通不受时空的限制。传统的沟通方式最主要的形式是开会和谈话，受时空的限制，不是工作时间无法进行，不在一个空间无法进行，对一个不坐班，并经常有人外出的单位来说，想要随时召开会议或进行谈话是困难的。要等待有时间开会，要等待和沟通的对象见面。等满足了时空要求，也可能错过了沟通的最佳时间。而网上论坛则不受时空的限制，即便是沟通的对象在国外，也一样可以在第一时间进行沟通。

2、沟通的精度高。传统的沟通方式主要依靠口语表达，与文字表达相比，口语的精确度要低很多，很容易产生歧义。产生歧义的原因既可能在表达方，也可能在理解方。错误的表达和理解必然影响沟通的效率。言而无文则行之不远，文字的沟通不仅是简洁的，也是有深度的，准确的。

3、沟通会更直接。当面沟通时，想要提出一个对方也许不太愿意接受的要求时，有时候不能太直截了当，必须有适当的铺垫，有情感的的联络，要根据对方的情绪、态度判断是不是最佳的沟通时机，判断需要采用什么要的语句和语气等等，往往要绕很大的圈子才说到正题。而在网上论坛沟通，越是简洁、直接，越是容易让人接受，通常对情感铺垫的要求比较低。

二、沟通的责任比较明确。

1、积极沟通和回避沟通的责任明确。传统的沟通方式中要促成一次沟通，需要寻找沟通的时机，而在寻找沟通时机的过程中，谁在积极创造沟通的条件积极沟通，谁在制造障碍回避沟通是很难公断的。而在论坛上沟通，一切都是明明白白的。

2、沟通质量责任明确。在传统的沟通方式下，我们在讨论很多问题的时候，是说问题的人没说清楚，还是听问题的人没有听明白，有时候不太好判断。在论坛上说问题，是谁没说清楚，还是谁没看明白，都一目了然的。而且没弄清楚也能及时补救。

三、沟通的民主程度能够有很大提高。

1、上下沟通能够更加平等。在传统的沟通方式的上下沟通中，上级的话语权总是大大的多于下级的话语权。在会议沟通中，许多会议普通员工是不能参加的，而能够参加的会议，也多数只能听，没有发言的机会。少有的一些会议能够发表意见，也会因为时间关系或者是口语表达能力的关系，不能充分发表意见。并不是所有的领导人不愿意让普通员工发表意见，但因为时间的关系，不可能让每个员工都有充分的表达机会。网上论坛则给了所有员工充分的表达意见的话语权。当然，没有论坛，员工也可以书面发表意见的，但一般员工多数是不会为了一些和自己没有直接密切关系的工作问题上书的。传统的上书反映意见，一般都需要做出一篇象模像样，不然拿不出手，但很多人还没有这个闲功夫或者能力。而在论坛发言，一两句话是常态，长篇大论却不多见。大家可以更放松的发表意见，想到一句话就说一句话。

2、横向的沟通面会更加通畅。在传统的沟通方式中，横向的各部门沟通是很不充分的。如不是有协作关系，彼此不会有什么来往，自然没有多少了解。办公论坛虽然个部门有自己的版，但对本所人员是开放的，这就给横向的沟通建立的一个渠道。通过各部门的版了解部门的工作内容，工作程序，工作成绩和难点，能够促进各部门的沟通。以往全所的有些推荐、评选、评比工作，投票基本上是凭印象，没有多少客观依据。有了办公论坛的横向沟通，行使民主权力的时候会更实际。

3、复杂问题的沟通会更有深度。受各种因素的影响，在很多问题的沟通过程中，许多人不是没有发表意见的机会，而是不愿意发表自己的看法。在讨论一些重大问题的时候，重要人物发表意见后，有些人再要发表与重要人物不同意见的时候就会有顾虑。在办公论坛如果对某一个问题的讨论选择允许匿名方式，会更有利于大家充分发表意见。

4、投票表决操作简便。在传统的决策过程中，除非是必须，一般不采用举手或投票表决。因为举手表决很多时候只是走过场，一些人会因为种种原因违心地举手，而投票表决又比较麻烦。如果是网上投票，就会非常简便。如果是比较重大的问题，可以在会场放几台笔记本电脑现场在论坛上投票，也是十分简便的事情。如果个别问题需要象竞选奥运会举办城市那样多轮投票，也比非常方便。

四、沟通的过程能够实现有效的监督

1、对被领导者的监督。在传统的沟通模式中，有些工作的安排是需要协商的，不能什么事情都硬性安排。在领导着布置工作的时候，常常会遇到有些人找种种借口推辞，而有时候又不便否认借口是否能站得住脚，只能改变原来的工作安排的设想。借故推辞的人没有任何压力。但如果是网上协商工作，用什么借口推辞，大家都能看明白。更重要的是推辞的事情记录在案，一次两次不说明问题，如果一年中有多次这样的现象，即便群众不说，领导不追究，推辞人也会感觉到有压力。还有，布置工作后，接受工作的部门和人员是怎么执行的，执行的时间，反应的，都在全所人员的视线中；反过来，

下级请示工作，领导是什么时间批复的，怎么批复的，这些都明明白白。工作是积极主动、认真负责还是推诿扯皮、敷衍了事，处理问题的能力怎样，一切都在论坛写着，这是一种舆论监督的形式。不仅监督领导者，也监督普通员工。

五、沟通的资料完整、准确，便于整理查询

1、一项工作如果是在办公论坛操作，工作从安排到实施到结束都会有详细的资料。谁在这项工作中做了什么，怎么做的，什么时间做的，网上论坛都能详细的显示。

2、论坛召开会议，会议记录可以做到一字不差，传统的会议是无法做到的。

3、论坛详尽的资料中，重要资料的整理、打印、存档都十分方便。

4、论坛中的资料，查阅方便，不需要通过专门的档案管理人员提供帮助。

六、沟通的质量有利于提高管理工作的质量

1、有利于提高决策能力。决策是管理中最重要的工作，高质量的沟通无疑对提高决策的效率会有很大的帮助，对避免决策的失误，保证决策的正确性有很大的帮助。办公论坛既能使更多的人更充分地参与决策，又不至于因为更多人更充分的参与而占用太多的时间、引发不必要的矛盾而降低效率。

2、有利于用好人才、管好人才。用人、管人是管理的主要工作，办公论坛给每一个人都提供了充分表现的平台，充分的表现既能最大限度地发挥他们的作用，有能及时发现他们的不足，帮助他们完善自己。

3、有利于各种矛盾的解决。一个团体中不可能没有矛盾，避免和消除矛盾的重要方法就是加强沟通。解决矛盾需要做到有什么问题摆在明面，大家开诚布公地交换意见，说起来简单，在传统的沟通方式中做到就不容易了。使用办公论坛，很容易把问题说开，见不得人的小动作是无处藏身的。因而能促进矛盾的化解。

七、沟通对个体沟通能力的要求降低，有利于消除沟通障碍

傻瓜沟通术的特点就是对个体沟通能力的要求不高，没有很强沟通能力的人，或因自身的某些弱点沟通不畅的人，都能在不改变自己沟通能力的情况下改善沟通效果。

1、不要求掌握多高的倾听艺术。倾听是沟通的起点，美国的研究者发现，领导人的沟通时间听占45％，说占30％，读占16％，写占9％。

良好的倾听所要注意的表情、眼神、肢体语言、距离等等都需要斟酌，了解探索式聆听、告知式聆听、支持同感式聆听、倒影反映式聆听的一些技巧。掌握这些技能不是培训一两次就能实现的。而采用办公论坛沟通，倾听变成了读，不需要立即做出反应，也不需要考虑怎样做出表情、眼神、肢体语言等外围的反应，难度系数大大降低。

2、不要求有很强的情绪控制能力。失败的沟通常常是因为不能很好的把握沟通时的情绪，人们在情绪比较冲动的时候难免说出一些过激的言论。但在很多时候想要控制好自己的情绪是很难的，脾气、性格决定着能否很好地控制情绪，脾气、性格又是很难改变的。而文字表达时，情绪反应的回旋余地就比较大，用词遣句有条件斟酌，可以等情绪平静一点后调整一下不恰当的语言。不像当面沟通需要立即回应，而话一出口就很难收回。

3、不要求有很强的情感表达能力。口头的沟通会比文字更为亲切，培根说：“和蔼可亲的态度是永远的介绍信。”但并不是所有人都有良好的运用面部表情和语气表达出亲切感的。一个简单的微笑如果不是发自内心，想要感人就需要高超的技巧。这种技巧不是所有人都能掌握的。但用文字表达情感，相对简单一些，也可能更加感人。恋人当面的甜言蜜语是感人的，但文字的情书可能更加耐人寻味。

4、不要求有很强的口语表达能力。在采用口语沟通过程中，必然要求在尽可能短的时间里把自己想说的问题表达出来，很多人都无法把自己思考的问题充分地表达出来。办公论坛沟通不但不需要有演讲能力，时间也很宽松，不必有脑筋急转弯的反应速度，有充足的时间思考和表达。

八、假设案例分析

1、在办公论坛进行大型会议的准备工作。

1会议负责人在论坛发布会议安排的帖子，明确会议分工，要求承担各项工作的人员在论坛回复确认是否能够承担，有什么具体困难，有什么需要明确的问题。

2承担会议各项工作的人员随时报告工作进展情况和一些重要细节，如需要上报的请示，邀请函、请柬的制作，会址、会标、会议食宿、会议的宣传、新闻媒体、交通、翻译等等工作的落实情况。

3会议负责人根据各项准备工作的进度调整安排，协调各方面的配合。

采用这种方法布置工作的好处：一是能及时布置、检查工作，不必考虑什么时间能够开会，也不必担心是不是有人无法参加会议，工作进度能及时掌握。二是能节省时间，开会商议会议准备工作，参加会议的人不得不听许多和自己无关的问题，浪费了很多时间。三是有利于工作的落实，找借口拒绝承担布置给自己的工作是常见的事情，采用网上布置，没有充足的理由就不会轻易拒绝承担。因为拒绝行为将长久记录在网，谁也不愿意看到自己有多次的拒绝行为记录在大家眼前。四是谁在举办会议的过程中承担的工作最多，最认真负责也都记录在案。五是可以及时全面地进行讲评，总结会议工作情况。六是资料详细，为以后开会提供方便。下次开会，需要准备哪些方面的事情，哪些工作选谁承担比较合适等等都可以借鉴。

2、用论坛担任重要会议的助理

所务会、所学术委员会在正式开会讨论重要问题前，先在论坛酝酿，必要时开启匿名功能，让大家无顾虑地充分发表意见。等条件成熟了再正式召开会议。班子民主生活会也可以先在论坛交换意见，然后正式开会。

所里召开的各类会议，最常见的问题一是会议准备不充分，参加会议的人很多都是在会议召开以后才知道会议要讨论的议题，很难发表成熟的意见。二是时间比较紧，无法开展详细的讨论。三是参加会议的有些人不关心会议要讨论的议题，不参与讨论。四是怕发表不同意见得罪人而不敢发表真实的意见。五是没有经过认真的思考，随意发表不负责任的意见。六是为了局部或个人的利益坚持不正确的意见。

采用在论坛上先召开预备会，上述问题就都迎刃而解了。首先是时间不在是问题，可以有充足的时间了解情况和思考。其次不参与讨论或者发表不负责任的意见、坚持错误的意见都将不走样的记录下来，让人不得不加强责任感。就是当时感觉不到错误的意见，也将接受时间的检验，每个人都不能不对自己的言行负责任。再次是必要时采用匿名发言，减去了不必要的负担。

所领导班子民主生活会也是非常重要的会议，虽然会前要广泛征求群众意见，并有院机关的同志参加会议，但仍难保证取得预期的效果。首先是受会议时间的限制，参会人员交换意见很难达到两个或两个以上回合，而且没有思考时间的应答很难保证表达的准确和理解的准确，特别是本来就不够团结的班子，要想在一个短会上就分歧较大的问题达成共识是很困难的。其次是会后的消化整理也比较困难。如果在论坛上开个预备会，就能更充分的交换意见，并很好地消化。会后的材料整理也既简单又准确。院机关甚至可以不来听会，也能掌握会议的情况。

3、在论坛上进行年终考核

年终考核理论上是关系到如何使用人才的重要工作，是评选先进，进行奖惩的根据。但实际上年终考核经常是走过场。有的人根本不认真准备述职材料，述职时空洞地罗列一些言之无物的现象，然后简要地在考核表上填写一点内容。反正考核表填好了就上缴，没人细究。互相评议时，也常常是你好我好。考核的时间安排一般都不富裕，再加上不认真，很难取得好的效果。在评比的时候，又常是几个部门一起评选，互相并不了解，只能是凭印象，凭感觉。

在论坛上述职就不一样了，述职的文字是公开的，所有人都能查看，述职材料如果只说一些经不起推敲的空话，显然是得不到大家的认可的。同时在论坛上评议，有时间进行交流，有疑问的地方可以深入地探讨。大家对考核的重视程度会大大增强，考核的效果会得到很大的改善。

综上所述，我们可以看到使用论坛这样一个新的沟通平台，比通过培训提高个体的沟通能力会更加有效。特别是研究所多数成员不坐班，联系松散，同时大家的文字表达能力又很强，更适合采用网络论坛进行沟通。

我们可以用以下标准衡量沟通成功与否：

1、信息是否被接收。因各种原因包括听者心不在焉，信息被延误，积压，错发，的问题是经常发生的。

2、信息是否被理解。无误的信息传出后不等于就被自动地正确理解了。

3、信息是否被记住。信息会被误置，遗忘而失效也是难免的。

4、信息是否被加以利用或者起作用。

论坛上发出的信息，如果见到了回复，延误，积压，错发就不存在了。通过阅读回复的内容，可以发现信息是否被正确理解了，如果没被正确理解，可以及时沟通。如果大家都习惯依靠办公论坛进行工作，遗忘的事情就会大大减少，遗忘了也很容易想起和重新查阅。便于查阅的信息，能及时得到提示的信息，被要求回复的信息，自然也就是能够利用发挥作用的信息。论坛信息正好是便于查阅，能及时提示，方便回复。可见论坛沟通的成功率应该是比较高的。